Situação
A equipe monta cada aditivo em uma planilha própria. Depois de várias alterações, fica difícil enxergar os quantitativos vigentes, o desconto original e o valor consolidado do contrato.
Resposta
A planilha separada pode ser um documento de trabalho, mas a decisão e a medição precisam conversar com uma planilha contratual consolidada e rastreável.
Fundamento
O processo deve permitir reconstruir a evolução do contrato. Alterações isoladas, sem reconciliação com a planilha original, dificultam verificar limites, desconto, sobrepreço e saldo de quantitativos. A boa governança exige trilha de auditoria e visão consolidada.
Riscos
Planilhas paralelas podem medir duas vezes o mesmo serviço, ocultar saldo negativo ou perder o desconto original. A consolidação não elimina os documentos históricos; ela cria a visão operacional correta do contrato vigente.
Procedimento recomendado
- Preservar a planilha original como linha-base.
- Registrar cada aditivo em aba ou arquivo identificado, sem apagar versões anteriores.
- Gerar uma planilha consolidada após cada alteração.
- Conciliar valores, quantidades, descontos e medições.
- Vincular cada célula alterada ao documento que a autorizou.
O que verificar
- Existe uma linha-base imutável da contratação?
- Cada alteração identifica o item original ou o novo item criado?
- Quantidades anteriores, alteradas e vigentes são visíveis?
- O desconto e os limites legais podem ser recalculados?
- O sistema de medição usa a versão vigente?