Resposta direta
Defina claramente o item, obtenha propostas comparáveis, registre fornecedor, data, condições comerciais, frete e impostos e explique o critério usado para formar o preço de referência.
Entenda
Cotações só são comparáveis quando tratam do mesmo objeto e condições. Normalize unidade, quantidade, prazo, local de entrega e especificação. Valores inexequíveis, promocionais ou incompletos precisam ser analisados, não eliminados sem registro. Guarde solicitações, respostas e memória estatística ou justificativa da escolha.
Exemplo
Três propostas para o mesmo equipamento podem incluir fretes diferentes. Antes de calcular mediana ou média, ajuste todas para entrega no canteiro e confirme se impostos e acessórios estão incluídos.
Atenção
A quantidade de fontes e o método devem seguir as regras aplicáveis. Quando o mercado for restrito, registre as tentativas frustradas e complemente com outras fontes idôneas.
Como verificação final, registre o sistema, a competência, a localidade, a condição de desoneração e os ajustes efetuados. A rastreabilidade da fonte é tão importante quanto o valor adotado, especialmente quando houver combinação de referências ou pesquisa de mercado.