Resposta direta
Adote uma data única, identificada e compatível com o momento definido para o orçamento da contratação. Todos os preços devem ser trazidos, sempre que possível, para essa mesma referência.
Entenda
A data-base permite comparar valores e calcular futuras atualizações. Misturar meses sem ajuste pode criar diferença que não decorre do projeto, mas da inflação. O relatório deve informar mês e ano das bases, cotações e índices utilizados. Quando um preço só estiver disponível em outra data, documente o procedimento de atualização.
Exemplo
Se o orçamento é de abril, uma cotação recebida em fevereiro pode ser atualizada por critério tecnicamente compatível, com fonte e cálculo registrados, em vez de ser combinada silenciosamente com preços de abril.
Atenção
A data relevante para reajuste contratual decorre das regras legais, do edital e do contrato. Não confunda a data de elaboração interna com a data-base juridicamente prevista.
Como verificação final, registre o sistema, a competência, a localidade, a condição de desoneração e os ajustes efetuados. A rastreabilidade da fonte é tão importante quanto o valor adotado, especialmente quando houver combinação de referências ou pesquisa de mercado.